By yangvc November 19, 2025 - 9:29pm

Công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Bạn đang muốn nhập khẩu mỹ phẩm nhưng chưa biết thủ tục công bố cần những giấy tờ gì? Bài viết dưới đây của YANGVC hướng dẫn chi tiết các giấy tờ cần chuẩn bị để làm công bố mỹ phẩm nhập khẩu.

Giới thiệu Tổng quan về Công bố Mỹ phẩm Nhập khẩu

Theo quy định pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Thông tư 06/2011/TT-BYT của Bộ Y tế, tất cả các sản phẩm mỹ phẩm khi nhập khẩu và lưu thông trên thị trường phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Đây là thủ tục hành chính bắt buộc, nhằm đảm bảo chất lượng, an toàn và nguồn gốc sản phẩm.

Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về các giấy tờ, hồ sơ pháp lý mà doanh nghiệp cần chuẩn bị để hoàn thành thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu một cách hợp lệ và nhanh chóng.

 

Khái niệm “Công bố Mỹ phẩm” và Cơ sở Pháp lý 

• Công bố Mỹ phẩm: Là việc tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường nộp hồ sơ đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước (Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế hoặc Sở Y tế) trước khi đưa sản phẩm ra lưu thông.

• Cơ sở pháp lý cốt lõi: Chủ yếu là Thông tư 06/2011/TT-BYT quy định về quản lý mỹ phẩm, cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan. 

Vai trò của Giấy tờ trong Hồ sơ Công bố 

Bộ hồ sơ giấy tờ là căn cứ pháp lý để:

1. Chứng minh tính hợp pháp của sản phẩm tại nước xuất xứ (qua CFS).

2. Xác nhận quyền nhập khẩu và phân phối của doanh nghiệp tại Việt Nam (qua Thư ủy quyền).

3. Cung cấp thông tin chi tiết về thành phần, công thức, và mục đích sử dụng của sản phẩm (qua Phiếu công bố và PIF). 

Các Giấy tờ Pháp lý Bắt buộc từ Nước Xuất xứ

Đây là các tài liệu quan trọng, do nhà sản xuất (hoặc cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất xứ) cấp, chứng minh nguồn gốc và chất lượng quốc tế của mỹ phẩm. 

Thư Ủy quyền của Nhà sản xuất (Letter of Authorization - LOA/POA) 

Thư ủy quyền là giấy tờ chứng minh doanh nghiệp tại Việt Nam (Bên được ủy quyền) được phép nhập khẩu và thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhà sản xuất nước ngoài (Bên ủy quyền).

• Yêu cầu về nội dung: Phải ghi rõ tên và địa chỉ của Nhà sản xuất/Chủ sở hữu sản phẩm, tên và địa chỉ của Bên được ủy quyền tại Việt Nam, tên sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm được ủy quyền, và phạm vi ủy quyền (công bố, phân phối).

• Hiệu lực: Phải được hợp pháp hóa lãnh sự (Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại) và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. 

Giấy chứng nhận Lưu hành Tự do (Certificate of Free Sale - CFS) 

CFS là một trong những giấy tờ quan trọng nhất, xác nhận sản phẩm mỹ phẩm đó đang được phép lưu hành tự do tại nước sản xuất hoặc nước xuất khẩu.

• Yêu cầu về nội dung: Phải ghi rõ tên sản phẩm, tên nhà sản xuất, được cấp bởi cơ quan quản lý có thẩm quyền của nước xuất xứ (ví dụ: FDA, Bộ Y tế, hoặc cơ quan tương đương).

• Hiệu lực: CFS phải còn hiệu lực (thường là 2 năm kể từ ngày cấp, hoặc theo quy định của nước cấp) và phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. 

Giấy phép/Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của Nhà sản xuất (Nếu cần) 

Trong một số trường hợp, Cục Quản lý Dược có thể yêu cầu bổ sung bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh của Nhà sản xuất nước ngoài để xác minh tính pháp lý của Bên ủy quyền. 

Hồ sơ Doanh nghiệp và Thông tin Sản phẩm tại Việt Nam

Các giấy tờ này do doanh nghiệp tại Việt Nam chuẩn bị, thể hiện trách nhiệm pháp lý đối với sản phẩm. 

Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm 

Đây là văn bản chính thức do doanh nghiệp kê khai, nộp cho cơ quan quản lý.

• Hình thức: Được lập theo mẫu quy định tại Thông tư 06/2011/TT-BYT.

• Nội dung kê khai:

  • Tên, địa chỉ của Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.

  • Tên sản phẩm, mục đích sử dụng, dạng sản phẩm.

  • Thành phần công thức chi tiết của sản phẩm (phải tuân thủ Hiệp định mỹ phẩm ASEAN). 

Tài liệu chứng minh Tính pháp lý của Doanh nghiệp (Nếu là lần đầu) 

Bản sao Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của doanh nghiệp tại Việt Nam (có ngành nghề kinh doanh mỹ phẩm) để chứng minh tư cách pháp nhân thực hiện thủ tục. 

Hồ sơ Thông tin Sản phẩm (Product Information File - PIF) 

Mặc dù không bắt buộc nộp cùng hồ sơ công bố, nhưng doanh nghiệp phải xây dựng và lưu giữ PIF tại trụ sở. PIF là tài liệu cung cấp đầy đủ dữ liệu về sản phẩm, sẵn sàng để cơ quan quản lý kiểm tra khi cần:

• Thông tin định tính và định lượng của thành phần.

• Phương pháp sản xuất.

• Báo cáo về độ an toàn của sản phẩm đối với sức khỏe con người (Safety Assessment).

• Bằng chứng về công dụng, hiệu quả của sản phẩm (nếu có quảng cáo công dụng). 

Quy trình Nộp và Xử lý Hồ sơ Công bố 
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ 

• Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế: Đối với các tổ chức, cá nhân có trụ sở tại Hà Nội.

• Sở Y tế: Đối với các tổ chức, cá nhân có trụ sở tại các tỉnh, thành phố khác (theo ủy quyền). 

Hình thức nộp hồ sơ 

Hiện nay, việc nộp Phiếu công bố mỹ phẩm được thực hiện chủ yếu qua hệ thống trực tuyến của Cục Quản lý Dược (một cửa quốc gia hoặc cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế). 

Thời gian xử lý 

Nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ theo quy định, cơ quan quản lý sẽ cấp Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. 

Lưu ý Tránh sai sót và Giảm thiểu Rủi ro Pháp lý 

Để đảm bảo quy trình công bố mỹ phẩm nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Tính nhất quán của tên sản phẩm: Tên sản phẩm trên CFS, Thư ủy quyền và Phiếu công bố phải thống nhất tuyệt đối.

• Hợp pháp hóa lãnh sự: Đây là bước thường bị sai sót và gây chậm trễ. Thư ủy quyền và CFS phải được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài.

• Thành phần cấm/hạn chế: Kiểm tra thành phần mỹ phẩm nhập khẩu phải tuân thủ nghiêm ngặt các Phụ lục về chất cấm và chất hạn chế theo Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. 

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ pháp lý là nền tảng để hoàn thành thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu hợp lệ. Phiếu công bố sản phẩm, Giấy chứng nhận Lưu hành Tự do (CFS) và Thư ủy quyền là ba trụ cột chính của bộ hồ sơ này.

Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt Thông tư 06/2011/TT-BYT và xem xét hợp tác với các đơn vị tư vấn pháp lý chuyên sâu để đảm bảo hồ sơ được xây dựng chuẩn mực, tối ưu hóa thời gian và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường. Liên hệ ngay YANGVC qua hotline 0976 069 802 để được tư vấn chi tiết nhất.